Med DLA Piper som administrator af din whistleblowerordning, får du en fuldstændig løsning, der sikrer, at din organisation overholder whistleblowerlovens krav om, at skulle etablere en whistleblowerordning.
IP og teknologi
Hvilke virksomheder skal have en whistleblowerordning?
Ifølge whistleblowerloven skal alle virksomheder med 50 eller flere ansatte have en whistleblowerordning. Kravet gælder fra den 17. december 2023 for virksomheder med 50-249 ansatte, og gælder fra den 17. december 2021 for virksomheder med 250 eller flere ansatte. Det stiller krav til håndtering og organisering af anmeldelser. Er din virksomhed omfattet af kravet om en whistleblowerordning, tilbyder vi at administrere ordningen, og du kan her læse mere om, hvad en whistleblowerordning indeholder, og hvordan den fungerer.
Hvorfor en whistleblowerordning?
Kravet gælder som udgangspunkt fra den 17. december 2021, men for private arbejdsgivere med mellem 50 og 249 ansatte træder kravet først i kraft den 17. december 2023. Loven regulerer i hovedtræk følgende emner:
Beskyttelse af whistleblowere
Loven indeholder regler om, at personer der indberetter ulovlige eller alvorlige forhold (whistleblowere) ikke må udsættelse for repressalier. Det er er et totalforbud mod at ”straffe” whistleblowere, der i god tro foretager indberetninger.
Behandling af indberetninger
Loven indeholder regler om, hvordan indberetninger fra whistleblowere skal (og kan) behandles. Disse omfatter blandt andet en række tidsfrister og regler om tavshedspligt.
Etablering af en ”ekstern” whistleblowerordning
Der oprettes en whistleblowerordning, der drives af det offentlige (Datatilsynet), og som alle arbejdstagere (uanset organisationens størrelse) kan indberette til.
Offentliggørelse af oplysninger
I visse tilfælde kan whistlebloweren lovligt offentliggøre oplysninger, fx ved at videregive dem til journalister.
Hvad skal man overveje, når man etablerer en whistleblowerordning?
Hvem skal kunne benytte whistleblowerordningen?
Whistleblowerloven stiller krav om, at det som minimum er organisationens ”arbejdstagere” (organisationens medarbejdere), der skal kunne benytte whistleblowerordningen. Det er imidlertid muligt at udvide den persongruppe, der kan anvende whistleblowerordningen, til også at omfatte fx konsulenter, aktionærer, bestyrelsen, frivillige, tidligere ansatte, jobansøgere, mv. Hos DLA Piper anbefaler vi, at man gør sig grundige overvejelser om hvilke persongrupper whistleblowerordningen er relevant for.
Skal der kunne indberettes skriftlig, mundtligt eller begge dele?
Hos DLA Piper anbefaler vi normalt at tillade både skriftlige og mundtlige indberetninger, men whistleblowerloven tillader også, at kun den ene af de to former for indberetning er muligt.
Skal der kunne indberettes anonymt?
Whistleblowerloven stiller ikke krav om, at der skal kunne indberettes anonymt, men alene at der sikres fortrolighed vedrørende whistleblowerens identitet. Hos DLA Piper anbefaler vi dog normalt at tillade anonyme indberetninger, så man ikke risikerer, at der er forhold der ikke bliver indberettet af den grund.
Vi dykker ned i, hvordan virksomheder kan skabe og implementere en whistleblowerordning for medarbejdere og dermed holde sig compliant med den nye lov.
Lyt med når journalist, Magnus Krabbe, interviewer advokat Emil Agerskov Thuesen og partner Marlene Winther Plas.
Hør podcasten her.
En ekstern tredjepart har en større grad af uafhængighed i arbejdet med håndtering af indberetninger fra whistleblowere.
En ekstern tredjepart kan fungere som et ekstra ”lag”, i tilfældet af, at den person, der indberettes et forhold om også er den person, som administrerer whistleblowerordningen.
En professionel tredjepart har allerede erfaring med administration af whistleblowerordninger, og besidder ekspertviden om, både hvordan whistleblowerordninger skal indrettes, og hvordan indberetninger fra whistleblowere skal håndteres.
Der spares tid – og dermed omkostninger – forbundet med etablering af whistleblowerordningen.
En professionel tredjepart vil allerede have personale, der er oplært i administration af whistleblowerordninger.
Hvad får du med DLA Piper som whistleblower-administrator?
Med DLA Piper som administrator af din whistleblowerordning, får du en fuldstændig ”pakkeløsning”, der sikrer, at din organisation overholder whistleblowerlovens krav om, at skulle etablere en whistleblowerordning. Din organisation får samtidig mulighed for at trække på rådgivning blandt Danmarks førende juridiske eksperter, hvis der indberettes forhold, der er vanskelige at håndtere.
Sådan håndteres indberetninger fra whistleblowere
Illustration af processen for håndtering af indberetninger, med DLA Piper som whistleblower-administrator.
Indberetningen fra whistlebloweren modtages af DLA Piper.
DLA Piper bekræfter modtagelsen af indberetningen over for whistlebloweren inden for 7 dage.
DLA Piper kontrollere, om indberetningen fra whistlebloweren er omfattet af whistleblowerloven.
Afhængigt af screeningen, vil DLA Piper enten:
1) Afvise indberetningen, eller
2) videreformidler den til en “betroet medarbejder” hos organisationen
Indberetningen undersøges og behandles hos organisationen, eventuelt med rådgivning fra DLA Piper.
På grundlag af rapportering fra organisationen, giver DLA Piper feedback til whistlebloweren inden for 3 måneder – dvs. oplyser vedkommende om, hvad der er gjort for at undersøge og eventuelt håndtere indberetningen.
Hvad koster en whistleblowerordning?
Det årlige vederlag til DLA Piper for at agere som administrator af whistleblowerordningen, afhænger af organisationens størrelse. Prisen inkluderer whistleblowerplatformen, der leveres af en ekstern (under)leverandør, samt de nødvendige politikker og procedurer. Det årlige vederlag inkluderer ikke modtagelse og håndtering af indberetninger fra whistleblowere – disse afregnes efter medgået tid. Tilbuddet gælder kun for etablering af whistleblowerordninger i henhold til whistleblowerloven.
* Tilbuddet gælder således ikke for oprettelse af whistleblowerordninger i henhold til sektorspecifikke regler (der eksempelvis gælder for den finansielle sektor). Ved sådanne ordninger, gives der et separat prisestimat ved henvendelse herom.
Kr. 7.500
Kr. 9.000
Kr. 12.000
Kr. 15.000
Kr. 20.000
Kr. 25.000
Håndtering af indberetninger afregnes efter medgået tid, og afhænger således af størrelsen og kompleksiteten på den enkelte indberetning – og hvorvidt der er tale om en skriftlig eller mundtlig indberetning.
Graden af kompleksitet:
Modtagelse og screening af en mindre kompleks skriftlig indberetning tager typisk 15-30 minutter, mens mundtlige eller komplekse indberetninger typisk tager 1-3 timer.
Ikke anviste indberetninger:
Behandling af en indberetning (der ikke afvises) tager typisk 3-6 timer (ekskl. rådgivning om, hvordan indberetningen skal håndteres), men afhænger i øvrigt af indberetningens karakter.
Politikker og procedurer:
Whistleblowerpolitik og procedure til organisationens betroede medarbejdere, baseret på DLA Pipers standard-skabeloner, leveres gratis i forbindelse med etablering af whistleblowerordningen. Dokumenterne kan leveres på dansk og engelsk.
Hvis organisationen har særlige ønsker til tilpasning af dokumenterne, afregnes dette til medgået tid (DLA Piper giver et prisoverslag, hvis det ønskes). Tilsvarende gælder, hvis dokumenterne ønskes oversat til andre fremmedsprog.
Lyt til vores podcast-serie På forkant med juraen, hvor du kan blive klogere på, hvad den nye whistleblowerordning betyder for din virksomhed og hvordan whistleblowerordningen håndteres i HR-afdelingen.
