Udbud

Vi rådgiver alle typer af offentlige ordregivere gennem hele udbudsprocessen - fra gennemførelse af markedsdialog forud for udbud, valg af udbudsstrategi, udarbejdelse af udbudsmateriale, gennemførelse af udbudsforretningen, eventuel bistand ved aktindsigtsanmodninger og eventuel førelse af sager ved Klagenævnet for Udbud og domstolene.

Rådgivningen omfatter også den efterfølgende kontraktstyring, herunder blandt andet spørgsmål om lovlige ændringer i udbudte kontrakter.

Vi har stor erfaring med både udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet og tilbudsloven og rådgiver især regioner, kommuner, forsyningsvirksomheder og almene boligorganisationer.

Udbudsstrategi og udbudsproces

Rådgivningen omfatter valg af udbudsstrategi, herunder optimering af konkurrencen og valg af bedst mulig udbudsform. Herudover rådgiver vi om alt vedrørende den praktiske tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud. Vi bistår med udarbejdelse og offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsbetingelser, og vi rådgiver om valg af udvælgelseskriterier, tildelingskriterier, evalueringsmodel mv.

Vores rådgivning omfatter også gennemgang og vurdering af prækvalifikationsansøgninger og tilbud, ligesom vi rådgiver om muligheder for forhandling med tilbudsgiverne, og om kontraktindgåelsen og den efterfølgende kontraktstyring.

Vi har omfattende erfaring med at varetage den samlede udbudsforretning på vegne af ordregivere. Vi har særlig erfaring med rådgivning om udbud af særlig kompleksitet, f.eks. på grund af valget af udbudsproces eller anskaffelsens karakter. Det gælder bl.a. store bygge- og anlægsprojekter, strategiske partnerskaber, kontrakter om infrastruktur, OPP/OPS-projekter og innovationsprægede kontrakter.

Klagesager og retssager

Vi har stor erfaring med førelse af sager ved Klagenævnet for Udbud og domstolene på vegne af ordregivende myndigheder. Tid er ofte en afgørende faktor, og klagesager kan forsinke og fordyre anskaffelser betydeligt, især hvis en klage tillægges opsættende virkning.

Klagesager – og retssager – kan også i sig selv være omkostningstunge. Derfor begynder vores rådgivning som oftest med en grundig vurdering af procesrisici. Såfremt der ikke er udsigt til at vinde sagen, kan det være økonomisk og tidsmæssigt mest hensigtsmæssigt at annullere det omtvistede udbud eller forsøge at forlige sagen.

Klagesager og retssager føres af advokater med betydelig erfaring med tvistløsning og procedure. For os er det en selvfølgelighed, at den ordregivende myndighed til alle tider er tæt orienteret om status på en given sag, ligesom alle sager føres i et tæt samarbejde med den indklagede ordregiver.

Undgå klagesager

En udbudsproces kan være kompliceret, og det sker, at udbudsreglerne bliver overtrådt, også selvom det ikke har været hensigten. Det kan derfor være en god investering at alliere sig med en juridisk rådgiver. Vores advokater rådgiver om faldgruberne og er med til sikre, at udbuddet gennemføres både med respekt for tilbudsgiverne og i overensstemmelse med lovgivningen, så risikoen for klagesager minimeres.

Det første gode råd får du kvit og frit: Sørg for grundigt at dokumentere udbudsprocessen og de beslutninger, der tages gennem hele forløbet.

Vi rådgiver virksomheder i alle størrelser i de mange led i tilbudsprocessen, herunder deltagelse i teknisk dialog inden udbud, udarbejdelse af prækvalifikationsansøgninger, risici forbundet med udbudte kontrakter, udarbejdelse og optimering af tilbud, kontrol af ansøgningers og tilbuds konditionsmæssighed, anmodning om aktindsigt og vurdering af det modtagne materiale og førelse af sager ved Klagenævnet for Udbud.

Herudover rådgiver vi om den juridiske ramme for tilbudsgivning, herunder etablering af selskabsdannelse m.v. i forbindelse med offentlige projekter.

Vores erfaring og ekspertise sikrer, at tilbudsgivere altid modtager en professionel, kommercielt orienteret og ligefrem rådgivning på specialistniveau.

Som en verdensomspændende advokatvirksomhed med mange specialer, kan vi som det eneste advokatfirma tilbyde rådgivning på tværs af hele Norden og i mere end 40 lande på verdensplan. Vores store netværk gør, at vi kan tilbyde vores kunder rådgivning, der er skræddersyet den pågældende branche og opgave.

EU-udbud

Indkøb af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, som overstiger de såkaldte tærskelværdier for EU-udbud skal som udgangspunkt udbydes efter reglerne i udbudsloven. Tærskelværdierne reguleres hvert andet år. Du kan se et overblik over tærskelværdierne for 2018-2019 her.

Forsyningsvirksomheder

Der gælder særlige regler for EU-udbud på forsyningsområdet (dvs. energi, el, vand, varme, visse transportydelser mv.). Indkøb af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der ligger over tærskelværdien for EU-udbud på forsyningsområdet skal ske i overensstemmelse med reglerne i Forsyningsvirksomhedsdirektivet. Både offentlige og private forsyningsvirksomheder kan være omfattet af direktivet.

EU-udbud skal offentliggøres i EU-Tidende også kaldet TED (Tenders Electronic Daily).

Indkøb under tærskelværdierne

Indkøb af varer og tjenesteydelser, der ligger under tærskelværdierne for EU-udbud, men som har klar grænseoverskridende interesse, er omfattet af udbudslovens afsnit IV, hvilket blandt andet betyder, at udbuddet skal offentliggøres på udbud.dk. Der foreligger klar grænseoverskridende interesse, når en virksomhed i en anden medlemsstat i EU potentielt kunne være interesseret i at byde på opgaven.

Er der ikke klar grænseoverskridende interesse, men har varer eller tjenesteydelseskontrakten en estimeret værdi på eller over kr. 500.000 skal der sikres markedsmæssige vilkår efter udbudslovens afsnit V.

Indkøb af bygge- og anlægsarbejder, som ligger under tærskelværdierne for EU-udbud, er omfattet af reglerne i tilbudsloven, det kan være licitation eller underhåndsbud afhængigt af værdien.

Find en oversigt over tærskelværdierne og de relevante regelsæt her.

Inden en udbudsproces igangsættes, er det vigtigt at vælge den rigtige udbudsform. Hos DLA Piper kan vi guide og hjælpe med at sikre, at det er den helt rigtig udbudsform, der vælges til opgaven.

Der er fordele og ulemper ved alle udbudsprocedurer og altså no size fits all. Valget afhænger derfor blandt andet af ydelsens karakter og kompleksitet, tidshorisonten, markedet som skal levere ydelsen samt ordregivers forhold. Få et overblik over de mest gængse udbudsprocedurer nedenfor.

Offentligt udbud & Begrænset udbud

De mest almindelige typer udbud er offentlige udbud og begrænsede udbud. Disse procedurer kan altid vælges.

Ved offentlige udbud er det muligt for alle interesserede tilbudsgivere at afgive et tilbud.

Ved begrænsede udbud skal de interesserede derimod ansøge om at deltage i udbudsprocessen, hvorefter ordregiver udvælger et antal egnede ansøgere, som derefter får lov at afgive tilbud. Begrænset udbud er derfor velegnet i tilfælde, hvor ordregiver kigger ind i et marked med mange forskellige leverandører, idet ordregiver har mulighed for at begrænset antallet af tilbud, som skal evalueres.

Udbud med forhandling

Udbud med forhandling er en fleksibel udbudsform, som ligeledes indebærer en indledende udvælgelse af egnede ansøgere. Udbudsformen giver endvidere ordregiver ret til at forhandle med de udvalgte tilbudsgivere efter indlevering af deres tilbud. Efter forhandlingerne indleverer tilbudsgiverne et opdateret tilbud. Udbud med forhandling kan med fordel anvendes, hvis ordregiver har behov for at undersøge hvilke løsninger, der kan opfylde ordregivers behov, og anvendes derfor oftest ved indkøb af ydelser af en vis kompleksitet.

Adgangen til at anvende udbud med forhandling er blevet videre efter udbudslovens ikrafttrædelse, men anvendelsen er dog stadig underlagt visse betingelser. Ved udbud efter Forsyningsvirksomhedsdirektivet, kan ordregivere dog frit vælge udbud med forhandling.

Innovationspartnerskaber

Innovationspartnerskab er en forholdsvis ny udbudsform, der er indført med udbudsloven i 2016. Innovationspartnerskaber er en fleksibel udbudsform, der giver mulighed for at indgå en eller flere længerevarende innovationspartnerskabskontrakter med det formål at udvikle og efterfølgende indkøbe innovative varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, uden at det er nødvendigt at gennemføre en separat udbudsprocedure for indkøbet.

Et innovationspartnerskabsudbud indledes med udvælgelse af egnede tilbudsgivere, hvorefter der gennemføres et forhandlingsforløb mellem ordregiver og tilbudsgiverne om vilkårene for innovationspartnerskabet. Efter forhandlingsforløbet tildeles en eller flere innovationspartnerskabskontrakter til den eller de vindende tilbudsgivere. Derefter påbegyndes innovationsforløbet.

Innovationspartnerskaber kan med fordel anvendes, hvis der ikke findes tilgængelige løsninger på markedet, der opfylder ordregivers behov, og ordregiver derfor ønsker at udvikle en løsning, som ikke allerede er tilgængelig på markedet.

Konkurrencepræget dialog og projektkonkurrencer

Konkurrencepræget dialog er en udbudsform, der gør det muligt for tilbudsgiver at have en indledende dialog eller forhandling med prækvalificerede tilbudsgivere om potentielle løsninger, inden der afgives tilbud. Konkurrencepræget dialog er en kompleks og omkostningstung udbudsform, som derfor anvendes relativt sjældent og som oftest kun ved indkøb af store, komplekse ydelser.

Projektkonkurrencer er meget anvendte til arkitektopgaver og byplanlægning, og deltagerne konkurrerer som oftest på ideerne. Ved en projektkonkurrence sammensættes en dommerkomité, som skal stå for at udvælge vinderen. Udbyderen har som udgangspunkt ikke pligt til at indgå en kontrakt og har ret til at forhandle med deltagerne i konkurrencen.

Rammeaftaler er kontraktform. De bliver betegnet som en løbende aftale mellem en eller flere ordregivere på den ene side og en eller flere leverandører på den anden og er kendetegnet ved, at ordregiver ikke har pligt til at foretage indkøb på rammeaftalen.

Dynamiske indkøbssystemer bliver betegnet som en slags åben rammeaftale og kan være et alternativ til rammeaftaler. Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk udbudsprocedure, der indebærer, at ordregiver opretter en liste over potentielle leverandører af den pågældende ydelse. Når der skal foretages et konkret indkøb, konkurrerer de potentielle leverandører på listen.

Sortimentsudbud er hvor der indgås rammeaftale med et stort antal varer indenfor amme område, f.eks. ved indkøb af fødevarer, legetøj, møbler, pleje- og hospitalsudstyr.

Sortimentsudbud er udfordrende at håndtere. Der er større risiko for ukonditionsmæssige tilbud, annullationer og klagesager end ved mindre komplicerede udbud.

Inden for udbudsretten opererer man med en række grundlæggende principper – ligebehandlingsprincipper, proportionalitetsprincippet og gennemsigtighedsprincippet

Ligebehandlingsprincippet

Ligebehandlingsprincippet er en af hjørnestenene i udbudsreglerne, og det er derfor essentielt som ordregiver at overholde ligebehandlingsprincippet. Ligebehandlingsprincippet indebærer, at der kun må ske forskelsbehandling mellem ansøgere og tilbudsgivere, hvis det er sagligt begrundet.

I ligebehandlingsprincippet ligger der dog ikke et krav om, at alle vilkår i udbudsmaterialet skal være konkurrenceneutrale for alle aktører på markedet. Man har som ordregiver altså ikke pligt til at sænke sine krav, bare fordi det kun er få leverandører, der kan leve op til dem.

Gennemsigtighedsprincippet

Gennemsigtighedsprincippet medfører et krav om åbenhed og offentlighed om offentlige indkøb. I praksis betyder det, at ordregivere skal overholde udbudsreglernes krav om offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse. Gennemsigtighedsprincippet betyder også, at ordregiveren skal følge den procedure, man har lagt sig fast på i udbudsmaterialet.