Coronavirus COVID-19 og lockdown i Danmark – Hvordan kan udbud holdes i gang?
På Statsministerens opfordring lukker Danmark ned i en periode på minimum 14 dage som følge af udbruddet af coronavirus. Den offentlige sektor sendes hjem og den private sektor opfordres til i videst muligt omfang at arbejde hjemmefra. Igangværende udbud vil herved blive berørt på både ordregiver- og tilbudsgiversiden.
- Forlængelse af frister
Virksomhederne i den private sektor vil blive berørt af nedlukning, og frister for ansøgning om prækvalifikation og tilbudsfrister bør derfor i videst muligt omfang forlænges med et rimeligt antal dage set i forhold til nedlukningen.
Ordregiver har klar hjemmel til at forlænge fristerne i udbudslovens § 93, stk. 4. Ordregivers forlængelse af fristerne skal dog ske i overensstemmelse med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.
Tidsfrister kan forlænges også efter udløbet af 6-dages fristen, dvs. selv med kort eller næsten intet varsel, blot tilbudsfristen endnu ikke er udløbet. Fristforlængelser vil i den aktuelle situation meget vel kunne være også i ordregivers egen interesse.
- Ændringer i proceduren for forhandlingsforløb
I igangværende udbud med forhandling har ordregiver beskrevet proceduren for forhandlingsforløbet på forhånd i udbudsbekendtgørelsen. Ifølge lovbemærkningerne til udbudslovens § 62, stk. 2, har ordregiver imidlertid mulighed for at ændre beskrivelsen af proceduren for forhandlingsforløbet undervejs i udbudsproceduren. Dette må i endnu højere grad gælde i en så særlig samfundsmæssig situation som den nuværende.
Har en ordregiver derfor planlagt fysiske forhandlingsmøder inden for de næste 2 uger, kan ordregiver således i stedet beslutte at afholde forhandlingsmøderne digitalt som Skype møder. Ordregivere bør dog melde ændringer af forhandlingsforløbet ud til tilbudsgiverne samtidigt og hurtigst muligt således, at tilbudsgiverne kan planlægge herefter.
- Parallelforskydning af tidsplan for kontraktfasen
Hvis udbuddet forsinkes som følge af de næste ugers nedlukning, kan den efterfølgende tidsplan for kontraktfasen parallelforskydes tilsvarende, medmindre ordregiver klart har angivet, at tidsplanen i sin helhed eller enkelte milepæle i tidsplanen ikke kan ændres. Selv hvis det fremgår, tidsplanen ikke kan ændres, kan der efter en konkret vurdering være mulighed herfor i den aktuelle situation.
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har i går den 12. marts 2020 offentliggjort et notat om de udbudsretlige problemstillinger ved Covid-19. KFST beskriver i notatet de juridiske rammer for tilbudsfrister i igangværende udbudsprocedurer, ændringsbehov i løbende kontraktforhold, og akutte behov for indkøb som følge af COVID-19. KFST vurderer i deres notat, at konsekvenserne af COVID-19 på forskellige vis kan udgøre et sagligt grundlag for at forlænge tilbudsfristen.
