Banebrydende digitalisering øger effektivitet og kvalitet

DLA Piper Denmark tog et teknolo­gisk kvantespring i 2022. En intens og omfattende automatiseringsproces har effektiviseret arbejdsprocesserne og løftet kvaliteten i vores ydelser. De rutineprægede opgaver bliver over­ladt til teknologien, og juristerne kan fokusere på det juridiske indhold og klienternes behov. Head of Legal Tech & Knowledge Management, Christina Jønby, fortæller om et travlt år med automatisering, videndeling og enga­gerede jurister.

I 2021 startede DLA Piper Denmark en gennemgribende digitalisering af forretningen. Der blev oprettet en strategisk enhed, Legal Tech & Knowledge Management, til at plan­lægge og drive udviklingen. Christina Jønby blev ansat som leder af enhe­den, og siden har der været fart på, ikke mindst i 2022, fortæller hun.

"Vi har i løbet af et år automatiseret 16 forretningsområder, svarende til mere end 1.500 paradigmer, det vil sige grundlæggende dokumenter af større eller mindre omfang af allere­de defineret juridisk indhold. Auto­matiseringen er en kompleks størrel­se, da dokumenterne skal indeholde alle tænkelige varianter af den rele­vante rådgivning. Det er enestående på så kort tid at nå så langt i en kom­pleks automatiseringsproces, og det er et kvantespring fremad."

Digitalisering af paradigmer omfat­ter primært automatisering af stan­dardiserede arbejdsopgaver, fortæl­ler hun.

"Nu skal vi ikke længere starte forfra hver gang med et givent dokument. I stedet lader vi teknologien gøre en stor del af arbejdet. Skal vi udarbej­de et dokument til selskabsstiftelse, stiller systemet en række spørgsmål vedrørende eksempelvis selskabs­form, formål, binavne, bestyrelse, di­rektion, kapital og regnskabsår. Juri­sten svarer på spørgsmålene, og ud kommer et færdigt stiftelsesdoku­ment med bilag som vedtægter og ejerbog, opsat korrekt på vores stan­dardskabeloner. Samme proces gæl­der for alle vores områder – ansæt­telsesret, ejendomsret og så videre."

Stort engagement og medvirken fra de juridiske specialer

Det lyder måske enkelt, men bag automatiseringen ligger der en in­tens og omhyggelig indsats, hvor hele processen skal tænkes nøje igennem. Christina Jønby uddyber:

"For det første kigger vi ned i en meget stor mænge data, som skal systematiseres, analyseres og struk­tureres. Du skal med spørgsmålene afdække alle muligheder for, hvor­dan et færdigt dokument kan se ud, og det kræver analyse og overblik.
Når juristerne for eksempel skal ud­arbejde et dokument til en general­forsamling, skal der i spørgsmåls­sekvenserne tages højde for alle tænkelige varianter. Derefter bliver dokumenterne selvfølgelig kryds­tjekket og kontrolleret op til flere gange, så vi er sikre på kvaliteten og at hele udfaldsrummet dækkes."

Ud over selve automatiseringsind­satsen er der også blevet arbejdet målrettet med planlægningen, si­ger Christina Jønby. "Jeg tror, at en af grundene til, at vi er kommet så langt på kort tid, er, at vi startede med at kortlægge indsatsen og ud­arbejde en strategi. Hvad skulle der gøres, hvad var prioriteterne, og hvor gav det mest mening at lægge ud? En af de første og vigtigste pri­oriteter var at få alle med ombord i processen."

”Du kan ikke gennemføre en foran­dring som digitalisering uden aktiv medvirken fra organisationen. Der­for gjorde vi meget ud af at beskrive formålet og demonstrere værdien af den nye teknologi. Ledelsen skal selvfølgelig også være med, og her har vi fuld opbakning hele vejen. Det har været helt afgørende, at spe­cialisterne i vores faggrupper har deltaget aktivt i dokumentautomati­seringsprocessen, og det er virkelig imponerende, som juristerne har ka­stet sig ind i kampen med engage­ment og dyb involvering. Hele orga­nisationen har været klar til at tage et stort skridt i forhold til digitalisering og den medfølgende ændring af ar­bejdsvaner og -rutiner.”

”Bag automatiseringen ligger der en intens og omhyggelig indsats, hvor hele processen skal tænkes nøje igennem.” Christina Jønby, Head of Legal Tech & Knowledge Management

Optimal udnyttelse af værktøjer

Digitalisering handler ikke kun om at automatisere processer, men også om nye arbejdsformer, hvor kommu­nikation og træning har været cen­trale elementer i indsatsen.

"Digitalisering kræver omstilling og læringsparathed hos vores kolleger, der skal bruge de nye arbejdspro­cesser hver dag. Bl.a. har vi i teamet en digital læringskonsulent, der skal være med til at sikre, at vi klæder ny­ansatte medarbejdere på til at arbej­de ensartet og med fuld udnyttelse af vores teknologier. I 2022 har Le­gal Tech-teamet gennemført mere end 50 undervisningsforløb i de nye processer. Teamet har fokus på træ­ning i både eksisterende og nye digi­tale værktøjer, så vi sikrer en optimal udnyttelse af alt vores IT. Det skaber selvsagt merværdi for forretningen, at både nye og gamle systemer bli­ver optimeret og udnyttet fuldt ud. Digitalisering af en forretning hand­ler om optimering af processer og ændring i arbejdsvaner, men i lige så høj grad om kompetenceudvikling og læring."

Indtoget af ny teknologi i advokat­branchen markerer en fremtræden­de og varig ændring i arbejdsform og dagligdag.

"I mange år har arbejdsprocesser­ne for advokater stort set været de samme, men teknologien forandrer sig, og omstillingsparathed er nu en central faktor. I dag arbejder man på en given måde, men snart kommer der måske et nyt værktøj, og vi skal til at tænke arbejdsprocessen helt anderledes. Derfor er et af formålene med digitaliseringsprocessen også at udvikle et digitalt mindset, hvor vi løbende opkvalificerer vores digita­le kompetencer, som nævnt også i allerede eksisterende værktøjer. Det hele hænger sammen. Der vil blive ved med at komme ny teknologi, og vi skal være i stand til hurtigt at tilpas­se os for at høste gevinster til gavn for os selv og i særdeleshed vores kli­enter," forklarer Christina Jønby.

Endnu mere kvalitet til klienterne

Det mest åbenlyse udbytte af digitali­seringsindsatsen er effektivitet, men der er adskillige andre fordele, siger Christina Jønby.

"Vi får generelt højnet kvaliteten i vores dokumenter og dermed vo­res ydelser. En anden vigtig gevinst er ensartetheden. Via automati­seringerne sikrer vi nu også, at vi bruger de samme skabeloner med fuldstændig ens layout på tværs af virksomheden og i høj grad også de samme arbejdsgange. Det styrker samarbejdet og sammenhængskraf­ten på tværs af kompetencer og fag­områder, og så er det med til at ska­be struktur."

Disse fordele overføres direkte til klienterne

"Forbedringer i vores forretning er ikke noget værd, hvis vi ikke kan om­sætte dem til værdi for klienterne. Vo­res maskine er nu blevet endnu mere velsmurt, vi har fået videndeling ind under huden, og vi bruger vores vi­den mere effektivt. Derfor kan vi le­vere endnu højere kvalitet, hvor ju­risterne kan fokusere på de svære spørgsmål, det juridiske indhold og klienternes individuelle behov. Sam­tidig er vi blevet mere fleksible som organisation. Vi kan hurtigt omstille os til nye krav og udfordringer."

Digitaliseringsindsatsen fortsætter fordi teknologien bliver ved med at udvikle sig, og der venter spænden­de muligheder i horisonten.

"Der kommer hele tiden nyt inden for bl.a. kunstig intelligens, som betyder, at vi vil kunne automatisere end­nu mere og i det hele taget udvik­le avancerede løsninger til gavn for både os selv og vores klienter. Det at vi er en del af en stor international virksomhed giver os en yderligere di­gital muskel i kraft af ressourcer, der i takt med udviklingen løbende skaber digitale, klientrettede løsninger", for­klarer Christina Jønby.

Et samlet videnhus

En af de advokater, som har været mest involveret i digitali­seringsindsatsen hos DLA Piper Denmark, er Partner Martin Christian Kruhl. Han har drevet projektet fra forretningssiden og er godt tilfreds med udbyttet.

"Det går nu utrolig meget hurtigere at få udarbejdet et doku­ment, for eksempel inden for selskabsret. Hvis du skal oprette et stiftelsesdokument, svarer du på en række spørgsmål, og så er dokumentet klar. I praksis er digitaliseringen foregået ved, at juristerne har formuleret, hvilket produkt de ønsker, og de har kvalitetssikret det faglige indhold. Indholdet er så blevet kodet, og derefter har vi i samarbejde med Christina gennemgået udkast til spørgeskemaer for at sikre, at spørgs­målene var dækkende, og at vi tog højde for samtlige even­tualiteter."

"Digitaliseringen har således medført klare fordele for DLA Piper og dermed klienterne", siger Martin Christian Kruhl.

"Vi er blevet mere effektive, kvalitetssikringen er forbedret, og vi har ensrettet vores dokumenter, så vi nu i endnu højere grad agerer som et samlet videnhus. Klienterne får dermed bedre kvalitet og hurtigere levering. Teknologi er i dag en in­tegreret del af advokatens værktøjer, og vi vil fortsætte med at udvikle løsninger, der forbedrer vores performance."