Almene boligorganisationers optimering ved indkøb af administrationsydelser hos administrations-organisationer

DLA Piper har rådgivet Holbæk Boligselskab i forbindelse med gennemførelsen af et forhandlingsudbud om levering af administrationsydelser. Udbuddet viste, at der kan være flere fordele for både de enkelte boligselskaber og for administrationsorganisationerne ved at udlicitere leveringen af visse specialiserede administrationsydelser.

Holbæk Boligselskab gennemfører nytænkende udbud vedrørende administrationsydelser

I efteråret 2018 bistod DLA Piper Holbæk Boligselskab i forbindelse med gennemførelsen af et udbud med forhandling om levering af administrationsydelser. Holbæk Boligselskab havde i en længere periode overvejet, hvordan boligselskabet kunne optimere og tilrettelægge deres indkøb af administrationsydelser, herunder vedrørende indkøb, udbud, HR, procesoptimering, kurser og erfa-netværk. Formålet med udbuddet var, at få en større gennemsigtighed og forudsigelighed omkring udgifterne til administrationsydelserne. For Holbæk Boligselskab var den rette løsning at foranstalte et forhandlingsudbud, idet de herved kunne opnå en stor grad af fleksibilitet. Udbuddet førte til, at Holbæk Boligselskab indgik en kontrakt med Boligkontoret Danmark om levering af en pakke af specialiserede administrationsydelser. Kontrakten træder i kraft den 1. februar 2019. 

Flere fordele ved udbud af administrationsydelser

Hele processen omkring forhandlingsudbuddet og kontraktindgåelsen mellem Holbæk Boligselskab og Boligkontoret Danmark har vist, at der er mange fordele for både boligselskaberne og administrationsorganisationerne ved at sætte boligselskabernes administrationsydelser i udbud. 
For boligselskaberne betyder det først og fremmest, at de får en erfaren og kompetent samarbejdspartner, samt en unik mulighed for at trække på den specialistviden, som administrationsorganisationerne, som større aktører på markedet, besidder. Dette kan både være i relation til juridiske, økonomiske og tekniske spørgsmål. Det forventes ligeledes at være ressourcebesparende for boligselskaberne, idet der kan trækkes på mere specialiserede kompetencer inden for de relevante områder.

Når boligselskaberne vælger at udbyde deres administrationsydelser gennem et forhandlingsudbud, giver det dem en stor grad af fleksibilitet, og de kan dermed undervejs i processen tilpasse, hvilke ydelser de ønsker leveret. Boligselskaberne har også mulighed for at tilrettelægge deres udbud efter boligselskabets behov og ønsker og enten samle ydelserne hos en leverandør eller dele ydelserne op i ”pakker” afhængigt af, hvad der vurderes at være mest fordelagtigt for boligselskabet. 

Ved at have fokus på gennemsigtighed og forudsigelighed omkring udgifterne til administrationsydelserne under udbuddet, har boligselskaberne også mulighed for at reducere risikoen for overpris. Dette kan ske ved, at der afregnes særskilt for hver type ydelse. 

Et samarbejde mellem administrationsorganisationerne og boligselskaberne medfører dog ikke, at boligselskaberne må gå på kompromis med deres selvstændighed. Tværtimod bestræber administrationsorganisationerne sig på at tilpasse deres service til den enkelte kundes behov, hvilket betyder, at boligselskaberne samtidig kan bevare deres lokale identitet.

Administrationsorganisationerne vil samtidig også opleve fordele ved, at boligselskabernes administrationsydelser sættes i udbud. Administrationsorganisationerne får herved mulighed for at udvide deres medlemsportefølje, ligesom de får mulighed for at komme ind på nye områder.