Hvert femte danske EU-udbud annulleres

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har netop offentliggjort en ny rapport, der viser, at hvert femte danske EU-udbud annulleres. Den hyppigste årsag til annullation er fejl i udbudsmaterialet. DLA Piper kommer med vores tips til, hvordan antallet af annullationer kan nedbringes. 

Annullationer af danske EU-udbud 

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har den 22. januar 2019 offentliggjort en ny rapport om ”Annullationer af danske EU-udbud”, der baserer sig på 3.602 EU-udbud fra perioden 2016-2017. 

Rapporten viser, at hvert femte danske EU-udbud annulleres. 

Den hyppigste årsag til annullation er fejl eller behov for ændringer i udbudsmaterialet. I hele 37 procent af de annullerede udbud har ordregiver henvist til denne begrundelse.  

Analysen viser, at i knap halvdelen af de annullerede udbud vurderer ordregiver, at de kunne have handlet anderledes for at undgå annullation. 

Nedenfor kommer vi med vores tips til, hvordan antallet af annullationer kan nedbringes.  

Forudgående markedsdialog 

Analysen viser, at i godt 10 procent af udbuddene vurderer ordregiver, at de ved et bedre markedskendskab kunne have undgået annullation. 

Afholdelse af markedsdialog giver ordregiver bedre forudsætninger for at udarbejde et markedskonformt udbudsmateriale, hvor der ikke stilles krav som markedet ikke kan eller vil acceptere. 

Nøgleordet er rettidig omhu. En markedsdialog kan tilrettelægges på mange måder og der skal vælges den rette form til udbuddet. Formen kan f.eks.  være et fællesmøde, individuelle møder med mulige aktører eller endda ske på skriftligt grundlag. Dialogen kan fokuseres om få centrale emner eller være en åben drøftelse. Ordregiver kan også vælge at sende udbudsmaterialet i høring. 

Fleksible udbudsprocesser 

Analysen viser, at udbud ved brug af fleksible udbudsprocedurer annulleres mindre hyppigt. Alene 12 procent af udbud med forhandling annulleres, mens det er 23 procent af begrænsede udbud, der annulleres.

Vær varsom med for hårde krav 

Analysen viser, at en anden årsag til annullation er manglende konkurrence omkring opgaven, og at ingen af tilbuddene blev vurderet konditionsmæssige. 

Ordregivere skal være varsomme med at stille for hårde krav i udbudsmaterialet. Dette gælder især for så vidt angår mindstekrav. Herved mindskes risikoen for, at ingen tilbudsgivere lever op til de fastsatte krav.

Ifølge rapporten annulleres mere end hvert fjerde udbud vedrørende vareindkøb. En begrundelse for dette er formentlig også, at nogle ordregiver især i forbindelse med vareindkøb stiller for mange og for hårde mindstekrav.