Udbudsmaterialet består af alle de dokumenter, som ordregiveren udarbejder eller henviser til for at beskrive eller fastlægge elementer i en udbudsrunde. Kvaliteten af dit udbudsmateriale har i sidste ende stor betydning for kvaliteten af de tilbud du efterfølgende vil modtage fra eventuelle leverandører. Udbudsmaterialets indhold og opbygning kan også variere, alt efter hvilken udbudsprocedure der anvendes.

Udbudsmateriale består typisk af følgende dokumenter

Udbudsmateriale kan bestå af adskillige dokumenter. Typisk vil et udbudsmateriale indeholde følgende dokumenter:

• Udbudsbekendtgørelse
• Kravspecifikation
• Foreslåede Kontraktbetingelser
• Almindeligt gældende forpligtelser og supplerende krav

Et fyldestgørende udbudsmateriale er afgørende for en god udbudsproces og det fremtidige samarbejde med leverandøren. Det er vigtigt med et fyldestgørende og struktureret udbudsmateriale. Mangler og uklarheder i udbudsmaterialet kan medføre, at der dukker uventede problemstillinger op. Det kan medføre yderligere ekstraarbejder og i værste fald føre til, at udbuddet skal annulleres, eller en kontrakt må opsiges og genudbydes.

Markedsundersøgelser

i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet kan ordregiver have stor nytte af at undersøge forholdende med potentielle tilbudsgivere.

Herved kan ordregiver få et overblik over f.eks. hvilke bygge- og anlægsarbejder, der er inden for et marked eller om der er kommet nye måder at udføre en bestemt opgave. 

Udbudsbekendtgørelsen

Udbudsbekendtgørelsen er ordregivers formelle underretning til markedet om udbuddet. Bekendtgørelsen indeholder de grundlæggende oplysninger, som gør det muligt for leverandører, at vurdere om udbuddet er interessant for den pågældende og om de har mulighed for at udføre opgaven.

Det er blandt andet oplysninger om opgaven, udbudsformen, tidsplan, egnethedskrav, udvælgelseskriterier, tildelingskriterier, tidsfrister osv.

Udbudsbekendtgørelsen i forbindelse med EU-udbud kan ikke udarbejdes frit, men skal udarbejdes i Europa-kommissionens standardformularer.

Udbudsbekendtgørelsen er rammen for udbuddet. Der må ikke være uoverensstemmelser mellem indholdet i udbudsbekendtgørelsen og det øvrige udbudsmateriale. Ordregiver skal give fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen i EU-tidende. Ordregiver bør derfor inden offentliggørelsen af materialet holde udbudsbekendtgørelsen op imod det øvrige udbudsmateriale og sikre der ikke er uoverensstemmelser.

Kravspecifikation

Beskrivelsen af kravene skal være præcise nok til at tilbudsgiver får et klart billede af hvad der skal leveres. Er kravene ikke præcise nok kan man som ordregiver risikere at den leverede ydelse ikke opfylder ens behov.

Kravspecifikationen behøver ikke altid at være meget detaljeret. Der stilles ingen krav til detaljeringsniveauet, men materialet skal være klart og præcist. Ordregiver skal i forhold til hvert enkelt projekt vurdere, hvor detaljeret kravspecifikationen skal være og hvordan kravene skal formuleres.

Ordregiver skal være opmærksom på, at der alene kan fastsættes krav, der er proportionale med kontraktens værdi og mål. Begrænsningen med at der alene kan fastsættes krav der er proportionale, vil ofte medføre at ordregiver opnår en lavere pris, da tilbudsgivere ikke skal opfylde krav, der går udover det nødvendige.

Hvis ordregiver har valgt at tildele efter pris og omkostninger, bør kravspecifikationen normalt være relativt detaljeret, da der udelukkende konkurreres på pris eller omkostninger. Tildeler man i stedet på baggrund af bedste forhold mellem pris og kvalitet med en række underkriterier om fx funktionalitet og kvalitet, kan kravspecifikationen på de omhandlede punkter være mindre detaljerede, da det jo netop er her tilbudsgiverne skal konkurrere.  

Udarbejdelsen af kravspecifikationen er en balancegang. Ordregiver skal formulere kravene så præcist, at ydelsen man ønsker, er tilstrækkeligt beskrevet og opfylder ens behov, men ikke så detaljeret at tilbudsgiverne bliver unødigt begrænset.

Tekniske specifikationer

De tekniske specifikationer er de egenskaber, som ordregiveren kræver ved den konkrete ydelse. De tekniske specifikationer skal altså give tilbudsgiverne mulighed for at afgive tilbud der opfylder ordregivers krav.

Specifikationerne skal udformes, så de ikke medfører en kunstig indsnævring af markedet. Man må f.eks. ikke henvise til, at arbejdskraft, materialer osv. skal oprinde fra ens eget land. Ligeledes må de tekniske specifikationer ikke diskriminere eller medføre ubegrundede hindringer for konkurrencen.

Foreslåede Kontraktbetingelser

Kontraktbetingelserne skal være en del af det samlede udbudsmateriale, så tilbudsgiverne kan forholde sig til kontraktens foreslåede betingelser i forbindelse med udarbejdelse af tilbud.

Kontraktbetingelserne er de vilkår som ordregiver kræver at tilbudsgiver skal forpligte sig til at opfylde i forbindelse med levering af ydelsen.

Kontraktbetingelserne kan dreje sig om generelle forhold, som ikke varierer i forhold til den enkelte ydelse. Ved Byggeri- og anlægsopgaver vil disse generelle vilkår i høj grad følge af de frivillige standardvilkår i AB-systemet. Hos DLA Piper har vi stor erfaring med AB-systemet og har endda lavet en app der kan hjælpe med at give overblik over AB18 reglerne, som du kan downloade [her].

Kontraktbetingelserne kan også vedrøre specifikke vilkår, som relaterer sig til den konkrete opgave. De specifikke vilkår skal formuleres, så de passer til den konkrete ydelse. Det kan f.eks. angå anvendelsen af underleverandører, miljøkrav osv.

Kontraktbetingelserne skal være i overensstemmelse med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Et klart og præcist kontraktgrundlag er afgørende for et godt og velfungerende samarbejde mellem ordregiver og leverandør.

Hvad kan vi hjælpe med?

Hos DLA Piper har vi mange års erfaring med at rådgive vores kunder om alle aspekter i forbindelse med udbud.

Herudover rådgiver vi om mulighederne for forhandling med tilbudsgiverne og om kontraktudarbejdelsen og den efterfølgende kontraktstyring.

Sidst men ikke mindst har vi omfattende erfaring med konflikthåndtering og konfliktløsning i bygge- og anlægsopgaver. Vi fører sager for Klagenævnet for Udbud og håndterer både voldgifts- og retssager. Nedenfor finder du alle vores specialister inden for udarbejdelse af udbudsmateriale.